COMPARTIMENT SECRETARIAT ȘI RELAȚII CU PUBLICUL

Atribuții:

1. Prezintă corespondența zilnic primarului sau viceprimarului, după caz, pentru repartizarea acesteia;
2. Efectuează lucrări de secretariat tehnic, respectiv întocmirea procesului-verbal al ședințelor Consiliului Local;
3. Ia măsurile necesare publicării în presă a dispozițiilor de convocare a Consiliului Local în ședințe ordinare și extraordinare, în termenele prevăzute de lege;
4. Asigură consemnarea dezbaterilor din cadrul ședințelor Consiliului Local, precum și a altor ședințe dispuse de conducerea instituției;
5. Asigură transmiterea, potrivit legii, a adreselor de convocare pentru consilieri și a invitațiilor pentru ședințele Consiliului Local;
6. Sprijină întocmirea materialelor supuse dezbaterii Consiliului Local;
7. Efectuează lucrări de secretariat tehnic necesare bunei organizări a ședințelor Consiliului Local, precum și a altor ședințe dispuse de conducerea instituției;
8. Repartizează spre soluționare petițiile primite de la cetățeni, urmărește respectarea termenului, a procedurii și a modului de soluționare a acestora, și întocmește răspunsurile către petiționari sau soluționează în nume propriu scrisorile repartizate, potrivit O.G. nr. 27/2002, cu modificările și completările ulterioare;
9. Transmite petițiile greșit îndreptate, în termen de 5 zile de la înregistrare, autorităților sau instituțiilor publice care au atribuții în rezolvarea problemelor sesizate, înștiințând totodată petiționarul despre acest fapt;
10. Clasează petițiile anonime sau pe cele în care nu sunt trecute datele de identificare ale petiționarului, potrivit O.G. nr. 27/2002, dar le verifică atunci când în cauză este implicat aparatul de specialitate sau instituțiile și serviciile aflate sub autoritatea Consiliului Local;
11. Întocmește, semestrial, informări cu privire la petițiile înregistrate și modul de soluționare a acestora;
12. Asigură, săptămânal, primirea cetățenilor în audiență și ține la zi „Registrul de audiențe”, în care consemnează problemele ridicate de cetățeni, urmărind soluționarea acestora de către persoanele sau instituțiile desemnate prin rezoluție;
13. Asigură convocarea consilierilor, a invitaților și a reprezentanților mass-media la ședințele Consiliului Local, precum și la alte evenimente dispuse de președinte;
14. Expediază corespondența și o înmânează, sub semnătură, compartimentelor, după ce aceasta a fost înregistrată și repartizată de către organele de conducere;
15. Verifică, la expediere, îndeplinirea cerințelor de formă la redactarea actelor, prevăzute de dispozițiile legale și de reglementările interne (antetul, adresa, nr. telefon, fax, semnăturile autorizate, inițialele persoanei care a redactat, dactilografiat și numărul de exemplare);
16. Efectuează lucrările de secretariat tehnic pentru comisiile de specialitate, în vederea obținerii avizelor necesare introducerii unui proiect de hotărâre pe ordinea de zi a ședințelor Consiliului Local;
17. Asigură rezolvarea solicitărilor privind informațiile de interes public și organizarea și funcționarea punctului de informare – documentare;
18. Primește solicitările privind informațiile de interes public și comunică răspunsul în conformitate cu prevederile Legii nr. 544/2001;
19. Ține evidența răspunsurilor și a chitanțelor remise de solicitanți privind plata costurilor de copiere a materialelor solicitate;
20. Preia de la structurile competente din cadrul autorităților și instituțiilor publice lista actualizată cuprinzând informațiile de interes public exceptate de la accesul liber, potrivit legii;
21. Asigură organizarea și funcționarea punctului de informare;
22. Asigură publicarea buletinului informativ al Consiliului Local, care va cuprinde informațiile de interes public comunicate din oficiu, prevăzute la art. 5 din Legea nr. 544/2001;
23. Asigură disponibilitatea, în format scris (afișier, broșuri, electronic), a informațiilor comunicate din oficiu, prevăzute la art. 5 din Legea nr. 544/2001;
24. Organizează, în cadrul punctului de informare – documentare al instituției, accesul publicului la informațiile furnizate din oficiu;
25. Întocmește anual un raport privind accesul la informațiile de interes public, care va cuprinde elementele prevăzute la art. 27 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001;
26. Răspunde de păstrarea documentelor cu care lucrează și de predarea lor la arhiva primăriei, în luna februarie a anului următor.